Actuellement, il est devenu presque impossible d’entasser des documents papier. C’est pour cela qu’il est désormais impératif de numériser l’archivage des documents. Il s’agit d’une obligation légale pour toute entreprise. Pour simplifier la tâche, il est essentiel d’utiliser un logiciel GED ou gestion de documents en s’assurant de faire le bon choix.
L’importance de miser sur un système de gestion de documents
Pour garantir une meilleure gestion de contenus, il est impératif pour toute entreprise de se procurer un logiciel innovant. Un GED est essentiellement un classeur électronique qu’une entreprise peut utiliser afin de garantir une bonne organisation de tous les documents numériques et papier. En effet, il est réalisable d’y importer toute copie papier à l’aide d’un scanner. De ce fait, doter son entreprise d’un logiciel pratique et performant est un choix très avisé. D’autant plus que cela lui procure un nombre important de bénéfices. Dans un premier temps, il fournit une aide inestimable pour les employés afin de leur permettre de bien assurer leur tâche.
Ensuite, cela leur fait gagner du temps sur des tâches importantes et redondantes. Mais c’est aussi un allié de taille pour profiter concrètement d’une meilleure productivité. Cela est dû au fait que grâce au bon logiciel de gestion, il devient plus simple de retrouver ou de diffuser les documents. De plus, quelques clics suffisent afin de faire ces actions ou de partager les documents. Grâce à ce genre de logiciel, il devient également réalisable d’entrer des métadonnées, mais surtout de mieux les utiliser et les organiser. En général, ces logiciels sont dotés d’un moteur de recherche intégré. De ce fait, les utilisateurs ont la possibilité de naviguer efficacement et rapidement dans les diverses bibliothèques de documents afin d’accéder au fichier approprié.
Quelques conseils pour choisir le bon système
Un bon GED est en mesure de proposer de nombreuses fonctions indispensables. Ainsi, il peut assurer le stockage de différents types de documents comme les contrats, les fiches de paie ou les factures. De plus, ces documents peuvent avoir des formats variés. Puis, il autorise la recherche par mot-clé afin de faciliter la recherche d’un document. Il doit aussi aider à gérer les utilisateurs pouvant avoir accès à certains documents. Ainsi, les solutions GED procurent des fonctionnalités ayant pour but d’améliorer la manière de travailler d’une entreprise. Toutefois, il est indispensable de considérer certaines caractéristiques avant de choisir son système GED.
Tout d’abord, il est impératif de bien cerner les diverses fonctionnalités que le futur outil doit gérer. Il est indispensable aussi de bien déterminer les spécifications techniques du logiciel. Un bon logiciel doit être capable d’assurer impeccablement l’organisation, la gestion et la sécurisation des fichiers. En effet, il doit aider à bien sécuriser les données et permettre de restreindre l’accès à certains fichiers et dossiers. Il est important aussi de miser sur un logiciel garantissant une structure de fichiers facile à utiliser. Pour cela, l’outil doit être en mesure de classer les documents dans une arborescence cohérente. Pour avoir le meilleur outil, choisir un logiciel GED comme Dokmee est une alternative intéressante.
